Témoignage client Intapeople

Des PST à un archivage correct : pourquoi un cabinet de recrutement nous a choisis

Rob Samuel avait besoin d'un moyen complet et sécurisé d'archiver les e-mails de son employeur. Depuis quelques années, le responsable informatique d'une société de recrutement basée à Cardiff sauvegardait Exchange 2013 avec un produit basé sur EVault et stockait les e-mails sur des fichiers PST locaux. Il savait que les fichiers PST pouvaient être facilement corrompus et difficiles à rechercher, et qu'ils ne convenaient donc pas à l'archivage.
 

En outre, il avait appris que les solutions de sauvegarde (par exemple Datto) n'empêchaient pas les utilisateurs de supprimer des courriels entre les fenêtres de sauvegarde, ce qui signifiait que certains courriels n'étaient pas sauvegardés du tout.

Archivage des e-mails et sauvegardes

Rob explique : "Nous voulions une ceinture et des bretelles : chaque message devait être capturé et consigné dans un journal". En cas de litige ou de problème, et si la direction devait se référer à d'anciens e-mails, il ne voulait pas qu'il y ait de "risque que des messages disparaissent ou soient supprimés".
 

Même lorsque le cabinet a migré de son Exchange sur site vers Office 365, il a pu constater que la fonction d'archivage de la plateforme ne serait toujours pas suffisante. Si Office 365 avait de nombreuses vertus, il n'était pas conforme à des réglementations comme le GDPR. En outre, elle n'empêchait pas les utilisateurs de modifier les e-mails, et Microsoft n'acceptait pas d'être tenu responsable des données de son employeur. Ce dont il avait besoin, a-t-il décidé, c'était d'un référentiel central pour tous les emails : une solution d'archivage indépendante, basée sur le cloud et entièrement conforme.
 

De plus, comme il lui arrivait de devoir rechercher des données relatives à un client ou des informations sur un candidat particulier contenues dans d'anciens courriels, il voulait une solution capable de trouver rapidement les données pertinentes.

Choisir Cryoserver plutôt que Barracuda

Le fournisseur de solutions de sauvegarde/DR du serveur de Rob a recommandé Cryoserver. En plus de nous, Rob a examiné Barracuda* et un ou deux autres fournisseurs. Alors, pourquoi lui et son employeur ont-ils choisi notre solution ?

"Cryoserver offrait le meilleur équilibre entre fonctionnalité, facilité d'utilisation et coût. [Le personnel de Cryoserver] était compétent et serviable. D'autres essayaient de nous faire transférer notre filtrage de sécurité des e-mails chez eux [ainsi que notre archivage] et de prendre des licences avec eux."

En 2017, le cabinet de recrutement nous a donc choisis pour archiver ses courriels.

"Le passage à Cryoserver s'est vraiment bien passé", explique Rob. "Nous avons adopté une approche progressive, avec une ingestion initiale de toutes les boîtes aux lettres de notre Exchange sur site vers Cryoserver [pour s'assurer que tout était sauvegardé et faisait l'objet d'une journalisation]. Je l'ai fait moi-même avec l'aide des responsables de Cryoserver. À l'époque, je n'avais pas beaucoup configuré Exchange [ni travaillé avec] les règles de transport ou la journalisation, mais cela a été très facile à mettre en place et à gérer".
 

Améliorer Microsoft 365
 

Il affirme qu'il ne changerait rien à Cryoserver. "Il est fiable. Il s'intègre bien à Microsoft 365. Il vous permet d'effectuer des recherches aussi simples ou aussi avancées que vous le souhaitez".
 

Rob effectue la plupart des recherches, "remontant à trois, cinq, voire dix ans dans certains cas", et trouve Cryoserver "très rapide et efficace". Il apprécie également le fait que tout soit entièrement audité. "Je peux regarder en arrière et voir quelles recherches ont été effectuées précédemment. Tout est là. Lorsque je fais des exportations et que je dois parcourir des rames et des rames de données, c'est très rapide."

Un soutien utile

Jusqu'à présent, Rob nous a demandé de l'aide pour deux recherches avancées. "Chaque fois que j'ai pris contact avec les gars de l'assistance, ils ont été très utiles et compétents et ne m'ont pas renvoyé vers quatre ou cinq services différents. Ils ont été très réactifs."

Il dit que Cryoserver "a dépassé toutes ses attentes". Il s'est avéré avoir beaucoup plus de valeur qu'un simple outil de sauvegarde en temps réel, notamment lors de la recherche de demandes GDPR.