Luxembourg Business
Conservation des courriels
À quelques exceptions près, presque tous les types de documents doivent être conservés pendant dix ans.
À quelques exceptions près, presque tous les types de documents doivent être conservés pendant dix ans.
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) s'applique, de sorte que vous ne devez pas conserver les informations personnelles identifiables, telles que les données relatives aux anciens employés, plus longtemps qu'il n'est absolument nécessaire.
| Période de conservation | Type de document/E-mails associés |
|---|---|
| 10 ans | Documents comptables et financiers (grands livres, états financiers, rapports d'audit, comptes de résultats, etc.) avec les pièces justificatives et la correspondance y afférente Documents administratifs relatifs à l'activité de l'entreprise (titres de propriété intellectuelle, licences, permis et autorisations, entre autres) Documents bancaires (relevés de compte, etc.) Documents relatifs à la gestion des sinistres Accords commerciaux et documents/accords connexes (par ex. NDA) avec des clients, des fournisseurs et des sous-traitants Correspondance commerciale avec des clients, des fournisseurs et des sous-traitants (courrier et courriels reçus et copies du courrier et des courriels envoyés) Bail commercial Dossiers de litiges commerciaux Contrats de travail, données relatives à l'identification, à l'administration et à l'organisation Contrats d'assurance Informations relatives à la facturation, y compris les données relatives à la collecte des paiements et à la relance externe, y compris les données relatives à l'encaissement des paiements et à la relance externe (procédure judiciaire) Notification à la Commission nationale pour la protection des données d'une violation ou d'une atteinte à la protection des données Paiements aux fournisseurs Fiches de paie Documents de paie relatifs aux impôts, à la sécurité sociale, aux heures supplémentaires, aux primes, aux dépenses, aux avantages en nature Documents relatifs aux partenaires (fournisseurs, sous-traitants, responsables du traitement des données) Déclarations fiscales et documents relatifs aux politiques de tarification intergroupe Registre de la TVA pour la livraison ou l'acquisition de biens ou de services au sein de l'UE, documents d'importation/exportation relatifs à la TVA |
| 5 ans | Documents relatifs aux congés de maladie et de maternité des employés (à conserver pendant 5 ans à compter de la fin de l'année au cours de laquelle les cotisations ont été versées) Documents d'entreprise tels que le registre des actionnaires, les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration, des comités et des actionnaires. |
| 3 ans | Demande d'information à la Commission nationale pour la protection des données |
Sources : Armaedfoundation.org dsm.legal