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Allemagne : Rétention des courriels d'affaires
La réglementation allemande est claire et précise en ce qui concerne la plupart des documents commerciaux, mais elle n'est pas spécifique aux dossiers du personnel (à l'exception des dossiers fiscaux - voir le tableau ci-dessous). Par conséquent, pour les informations relatives aux employés, il convient de respecter le GDPR et de conserver les données personnelles le moins longtemps possible.
Pour les autres documents commerciaux, y compris les courriels, les lois fiscales et commerciales suivantes s'appliquent :
- GoBD, l'acronyme d'un long nom allemand, se traduit par "principes de base pour la tenue et la conservation des livres, enregistrements et documents financiers sous forme électronique ainsi que pour l'accès aux données"
- AO (code fiscal allemand)
- HGB, ou Handelsgesetzbuch, le code de commerce allemand
Ces lois séparent la plupart des documents commerciaux en deux groupes : l'un doit être conservé pendant six ans, l'autre pendant dix ans. Le tableau ci-dessous donne une liste détaillée de tous les types de documents et des courriels associés pour ces périodes de conservation de 10 et 6 ans.
| Période de conservation | Type de document/E-mails associés |
|---|---|
|
10 ans Conserver les types de documents/courriers électroniques décrits à droite pendant au moins 10 ans. |
Briefly: trading books, inventories, opening balance sheets, financial statements, and everything needed for understanding them, plus tax-related documents (e.g. accounting receipts)
Access regulations for EDP bookkeeping • Accounting documents, records and statements • Accounts receivable list (if balance sheet documents) • Annual financial statements with explanations • Appendix to the annual financial statements (Section 264 HGB) • Applications for employee savings allowance • Audit reports from the auditor Balance sheets (including opening balance sheet) • Bank guarantees after the end of the contract • Block diagrams, as far as procedural documentation • Business reports • Business letters as booking vouchers such as invoices and credit notes Calculations and calculation documents, if relevant under commercial or tax law, e.g. for inventory valuation • Capital-forming benefits, if accounting documents • Cash books / sheets • Cash-on-delivery documents • Cash reports • Changes in electronic bookkeeping • Chart of accounts and changes to the chart of accounts • Cheque and bill of exchange documents, as accounting records • Commercial register excerpts, certified or if necessary in your own interest • Company accounting sheets with receipts as a basis for evaluation • Consolidated financial statements (section 290 HGB) • Contracts, insofar as they are of importance under commercial and tax law and if accounting documents • Contribution statements for social security contributions (booking receipts) • Credits in the sense of "reverse invoices" • Customs documents Damage documents, if balance sheet documents • Data sets, their description and structure • Data protection rules • Deposit statements (if not inventories) • Delivery notes (proof of receipt, connected with an invoice) • Document formats • Donation receipts, if booking documents Employee insurance (booking receipts) • Entertainment expenses (documents) • Error messages, error correction instructions for EDP bookkeeping, if booking documents • Evaluation documents • Export documents Field service invoices (booking vouchers bank receipts) • File notes: balance sheet documents or accounting documents • Files with their descriptions • File directories • Fixed asset books and card indexes General ledger accounts • Gift certificates • Goods receipt and goods issue ledger bills of exchange • Group management report (sections 290, 350 HGB) Hospitality documents (booking receipts or tax-related) Import documents (applications, permits, declarations, licenses, customs documents, etc.) • Income statements (annual income statements only) • Incoming invoices including correction documents • Input descriptions for EDP bookkeeping • Input data formats • Insurance policies • Interim balance sheet (in the event of a change of shareholder or change of the financial year) • Inventories (section 240 HGB) • Inventory bookkeeping • Invoices to entrepreneurs Journals for general ledger or current account Land register extracts if inventory documents • Lease documents (after the end of the contract), if accounting documents • Liabilities (compilations) • List of assets • Loan documents as booking vouchers Magnetic tapes (land register or account or document function) • Main financial statements overview • Management reports (balance sheet documents) • Mask (screen, print) • Meal voucher statements • Memory allocation plan of EDP bookkeeping • Menu overview Operator manuals for computer operation • Organisational documents for EDP bookkeeping • Outgoing invoices • Overtime lists if salary slips Pay slips as accounting slips • Payment instructions • Payrolls including lists for special payments as far as booking receipt • Price lists, if evaluation or booking documents • Property register (if inventory) • Postal giro statements and receipts, if accounting documents • Program directories and descriptions of the program sequence • Process files Rental documents, including booking vouchers (after the end of the contract) •Retention regulations for company IT documentation • Records • Receipts • Receipts, if booking function (open item accounting) • Register of accounts Sales books • Shipping and freight records if booking receipts • Standard value documents • Standing order documents (after the order has expired) • Subsidiary books • System manuals Tax returns and tax assessments • Telephone cost statements if booking receipts • Trading books • Travel expenses documents/reports User manuals for computerised bookkeeping • Utility bills Work instructions (also for electronic bookkeeping) |
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6 ans Conservez les types de documents/courriers électroniques décrits à droite pendant au moins six ans. |
En bref, toutes les lettres d'affaires reçues et les copies des lettres d'affaires envoyées.
Pour une liste de documents particuliers, voir ci-dessous.
Prestations constitutives d'actifs (documents) ** Lettres d'affaires (reçues et reproduction des lettres envoyées) Lettres commerciales (sauf factures ou notes de crédit) - Correspondance Documents d'avarie - Déclarations de cession, dans la mesure où elles sont remplies - Bons de livraison - Documents importants pour la fiscalité - Relances et rappels (lettres commerciales reçues et reproduction du contenu des lettres commerciales envoyées) Factures de services extérieurs, si autres Polices d'assurance, après l'expiration de l'assurance - Prime à l'investissement (documents) Lettres de crédit - Documents de prêt (après la fin du contrat) lettres de voiture et documents de prêt sous forme de correspondance Notes sur les dossiers Offres avec ordre de passage Paiements intermédiaires, finaux et spéciaux - Listes de prix - Protocoles *, en tant que lettres commerciales - Documents de chèques et de lettres de change Rapports de contrôle fiscal (contrôle fiscal externe) |
| 2 ans | Factures à des non-entrepreneurs concernant des terrains (obligation de notification) |
* Une période de conservation de 10 ans s'applique aux protocoles relatifs à l'octroi de primes pour les suggestions d'amélioration. En revanche, pour les enregistrements des notifications DÜVO (règlement sur la transmission des données), la période de conservation n'est que de 3 ans.
** Le délai de conservation de 10 ans s'applique aux documents comptables et le délai de conservation de 6 ans aux lettres commerciales et professionnelles reçues et aux reproductions de lettres commerciales et professionnelles.
Sources : hk24.de armaedfoundation.org skslegal.pl global-regulation.com
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