Pays-Bas Business
Conservation des courriels
La durée de conservation de la plupart des documents par les entreprises varie de quatre semaines à une durée indéterminée. Il convient d'accorder une attention particulière aux dossiers et aux données des employés, car les délais de conservation varient en fonction du type de document.
La durée de conservation de la plupart des documents par les entreprises varie de quatre semaines à une durée indéterminée.
Accordez une attention particulière aux dossiers et aux données des employés, car les périodes de conservation varient selon le type de données.
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) s'applique, vous ne devez donc pas conserver les informations personnelles identifiables plus longtemps qu'il n'est absolument nécessaire.
| Période de conservation | Type de document/E-mails associés |
|---|---|
| De façon permanente | États financiers |
| 10 ans | Données relatives aux biens immobiliers Si vous fournissez des services électroniques, de radiodiffusion ou de télécommunications et que vous opérez dans le cadre du système MOSS (Mini One Stop Shop), vous devez conserver les données pendant 10 ans. |
| 7 ans | - Agendas et carnets de rendez-vous - Relevés bancaires - Administration de la trésorerie (y compris les brouillons) et reçus - Correspondance - Contrats, accords et autres arrangements - Comptes créditeurs et débiteurs - Comptes généraux - Calculs intermédiaires effectués - Factures reçues et copies des factures envoyées - Comptes de paie, y compris - administration des salaires - dossiers fiscaux et de sécurité sociale - salaires gagnés - sécurité sociale retenue - impôts retenus sur les salaires - fiches de paie - compensation des heures supplémentaires - primes, dépenses - registres des achats et des ventes - logiciels et fichiers de données - registres des stocks Vous pouvez convenir avec l'administration fiscale et douanière néerlandaise de conserver d'autres registres pendant des périodes plus courtes. |
| 5 ans | Documents sociaux relatifs aux employés, y compris les données sur lesquelles se fonde un licenciement ou les données relatives au paiement du salaire - à conserver pendant au moins cinq ans après la fin du contrat de travail. |
| 3 ans | Documents étayant vos livres comptables et n'impliquant pas de tiers (conserver les copies ou les originaux) |
| 2 ans maximum | Les documents suivants sont des documents relatifs aux employés. Le GDPR stipule que les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou pour lesquelles elles sont traitées ultérieurement. La loi néerlandaise sur la protection des données stipule que les documents suivants ne doivent pas être conservés plus de deux ans : - Contrat de travail, documents d'intégration, tels que la collecte d'informations personnelles, et informations sur le compte bancaire (2 ans après la fin de l'emploi) - Rapports sur les réunions d'évaluation des performances, les entretiens d'évaluation et l'orientation professionnelle - Dossiers d'absence administrative (2 ans après la fin de l'emploi, plus longtemps en cas de litiges concernant les prestations de travail ou de maladie) - Dossiers de réadaptation (2 ans après la fin de la réadaptation) - Documents relatifs au régime de retraite |
| 4 semaines | Les données relatives aux candidats rejetés, y compris les lettres de candidature, les CV, les références, les certificats de bonne conduite, les notes d'entretien, les évaluations et les résultats des tests. Ces données peuvent être conservées jusqu'à un an avec l'accord de la personne concernée. |
Sources : business.gov.nl houseofcompanies.io skslegal.pl cms.law