Un logiciel de conformité des e-mails qui répond à toutes les normes
La conformité des courriels exige un logiciel de conservation des courriels conçu dans cette optique. Pour être conforme, les e-mails doivent être préservés, triés conformément aux réglementations et les données doivent être facilement récupérables pour être restaurées ou supprimées conformément aux demandes légales.
Rétention des e-mails
Quelle est votre politique de conservation des e-mails ?
Les réglementations ne manquent pas en matière de communication et de stockage des données, qu'il s'agisse de la durée de conservation des courriers électroniques ou des informations relatives aux employés. Quel que soit votre secteur d'activité, il y a de fortes chances que vous soyez confronté à des législations divergentes sur ce que vous pouvez ou ne pouvez pas conserver, sur la manière dont vous devez le faire et sur la durée pendant laquelle vous devez le faire. Les solutions d'archivage d'emails de Cryoserver garantissent que vos données sont conformes à la législation.
Sécurité
Comment Cryoserver peut-il vous aider ?
Notre solution d'archivage d'emails fournit une sauvegarde sécurisée, inviolable, cryptée et fiable si vous avez des problèmes de perte de données ou si vous subissez une cyberattaque malheureuse avec votre serveur de messagerie Microsoft/Office 365 ou sur site.
Les solutions d'archivage Cryoserver conservent tous les e-mails et pièces jointes en toute sécurité, en protégeant et en contrôlant l'accès aux données. Plus important encore, si des politiques telles que le GDPR exigent que vous supprimiez les PII (informations personnelles identifiables) que vous détenez sur un individu, Cryoserver est exactement ce qu'il vous faut. Il vous permettra de trouver et de supprimer toutes les données de vos courriels et pièces jointes à l'aide de résultats de recherche détaillés. En outre, vous aurez la preuve vérifiée que vous avez respecté l'exigence.
Récupération et sauvegarde
Simplifiez votre informatique, assurez la protection de vos données et minimisez les temps d'arrêt en mettant en œuvre le logiciel de conformité de l'archivage des emails de Cryoserver. Que votre entreprise s'appuie sur un environnement hybride, Microsoft/Office 365 ou un serveur sur site, nous proposons une solution de conformité des emails basée sur le cloud qui exploite les données d'archivage pour rationaliser la récupération, réduire les coûts et stimuler la continuité de l'activité.
Solutions de stockage des e-mails
Avec un nombre croissant d'e-mails envoyés et reçus chaque jour, les entreprises sont confrontées à la charge que représente le stockage des e-mails et autres données non structurées sur site. Des volumes aux coûts, l'impact de la croissance accélérée du courrier électronique se fait sentir. Simplifiez la gestion des données, répondez à la demande de disponibilité des e-mails et réduisez l'espace de stockage avec le logiciel de conformité des e-mails de Cryoserver.
Migration simplifiée
Pour de nombreuses entreprises, le passage au cloud est une priorité. Simplifiez votre migration depuis votre serveur de messagerie existant sur site et assurez-vous que votre archivage Microsoft/Office 365 est conforme à Cryoserver. Les utilisateurs de Microsoft/Office 365 emploient Cryoserver pour compléter le service et créer une solution d'archivage d'emails plus puissante pour leur entreprise, en surmontant un certain nombre d'inconvénients de l'archivage Microsoft/Office 365.
Vie privée
Le respect de la vie privée dès la conception
Lorsque nous avons développé Cryoserver, nous avons tenu compte de la vie privée et des droits des utilisateurs finaux. C'est notre philosophie "Privacy by design", qui est au cœur de la solution. Elle conduit à des options de confidentialité améliorées pour les organisations et les employés individuels. Elle permet un accès aux e-mails archivés en fonction des rôles, des pistes d'audit à tous les niveaux, et la préservation des pistes d'audit - le tout supervisé par des employés que vous désignez comme gardiens de vos archives ou ce que nous appelons des "gardiens des données". La nature inaltérable de Cryoserver crée un référentiel probant, qui est admissible devant les tribunaux. De plus, il est conforme au GDPR et protège les droits de l'homme de vos employés.
Télécharger la fiche technique de conformité du Cryoserver
La fiche de présentation est un bref résumé de ce que la conformité Cryoserver apporte en tant qu'archive.
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à nous contacter.
GDPR
Comment Cryoserver est-il conforme au GDPR ?
Le règlement général de l'UE sur la protection des données a changé la façon dont les entreprises du monde entier stockent et traitent les informations personnellement identifiables (IPI). Chez Cryoserver, nous avons apporté quelques améliorations à notre solution pour nous assurer qu'elle est entièrement conforme à cette législation, ce qui garantit également la conformité de nos clients lorsqu'il s'agit de leurs données de messagerie.
Le droit à l'oubli
Le GDPR stipule que si un sujet souhaite être "oublié" par une organisation, il est de son droit que l'organisation supprime toutes les données qu'elle détient sur lui. Les fonctionnalités de recherche ultra rapide et de suppression vérifiée de Cryoserver garantissent que les données peuvent être trouvées rapidement et qu'un enregistrement de leur suppression est conservé pour prouver au sujet que sa demande a été exécutée.
SAR et FOI
Les personnes concernées ont toujours été en mesure de demander une copie de toutes les données détenues sur elles par une organisation via une demande d'accès à un sujet, ou une demande de liberté d'information dans le secteur public. Le GDPR a facilité cette démarche pour les sujets, et Cryoserver aide les entreprises publiques et privées à répondre à ces demandes depuis plus de 15 ans.
Questions fréquemment posées
Le filtrage du spam avant Cryoserver affecte-t-il la conformité ?
Oui. Si vous utilisez un système qui filtre le courrier électronique et empêche ou détourne le passage des courriels qu'il considère comme spam/virus, il devient alors difficile pour une entreprise confrontée à un litige de prouver qu'elle dispose d'un enregistrement complet et légal. L'approche la plus "légale" est de configurer Cryoserver pour capturer le SMTP brut lorsqu'il entre dans les locaux AVANT qu'il n'atteigne votre serveur de messagerie. Cependant, la plupart des clients évaluent l'équilibre entre la conformité légale absolue et les avalanches de spam et décident de filtrer le spam/les virus avant qu'ils n'atteignent le serveur de messagerie et le Cryoserver.
Si une organisation a externalisé tous ses e-mails, cela affecte-t-il la conformité ?
Non, mais cela dépend des normes de votre sous-traitant. Il doit être en mesure de démontrer à un régulateur ou à un tribunal qu'il dispose de politiques de données appropriées qu'il applique aux données de ses clients. Il convient également de souligner que l'entreprise reste entièrement responsable de toute erreur ou omission de la part du sous-traitant ; il incombe à l'entreprise de s'assurer que le sous-traitant gère les données de manière conforme.
Le fait de conserver les données plus longtemps que les périodes de conservation obligatoires a-t-il des implications juridiques ou d'autres risques ?
Les périodes de conservation obligatoires sont presque invariablement des "périodes de conservation minimales recommandées" et, par conséquent, un "point de suppression" n'est pas défini - vous pouvez conserver les données aussi longtemps que vous le souhaitez. La loi de 1998 sur la protection des données fait exception à cette règle, puisque le "principe 5" stipule que les données à caractère personnel ne peuvent être conservées "plus longtemps que nécessaire", sans toutefois définir cette durée. Les entreprises sont donc tenues de décider elles-mêmes, dans le cadre d'une procédure formelle, de la durée de conservation des différents types de données personnelles.
Comment prouver l'intégrité d'un courriel ?
Cryoserver est configuré de manière à ce que chaque courriel envoyé ou reçu par une entreprise (y compris le courriel interne) soit capturé. Lorsque chaque message arrive au Cryoserver, une empreinte numérique de l'ensemble du message est prise et enregistrée avec le message dans un format crypté et compressé. Si un message est extrait du Cryoserver, son empreinte numérique est recalculée (après avoir été décompressée et décryptée) et comparée à l'empreinte numérique enregistrée lors de la réception du message. Il est donc possible de prouver que le contenu d'un message n'a pas été altéré de quelque manière que ce soit depuis sa réception.
Quelle est la conformité de Cryoserver ?
En se concentrant entièrement sur l'archivage des e-mails, Cryoserver vous offre une solution unique et flexible qui vous permet de gagner du temps en matière d'eDiscovery, de rassurer les responsables de la conformité et de faciliter la vie du service d'assistance.