Témoignage d'un client du North Warwickshire Council
À l'origine, leNorth Warwickshire Borough Council a acheté Cryoserver comme outil d'archivage des e-mails pour faciliter le traitement des demandes de Freedom of Information (FOI). Aujourd'hui, le conseil a vu Cryoserver devenir un outil quotidien extrêmement populaire, utilisé par l'ensemble du conseil, soit plus de 300 personnes.
Problèmes et solutions d'archivage des e-mails
1. Les demandes et les recherches en matière de liberté d'information prenaient trop de temps
Le service informatique du North Warwickshire se trouvait trop souvent confronté à ces demandes. Ces demandes étaient assorties de délais stricts, que Gary et son service souhaitaient limiter.
Cryoserver répondait parfaitement aux besoins du North Warwickshire. "Nous utilisons souvent Cryoserver pour contrôler le personnel qui utilise le système de messagerie, par exemple si quelqu'un envoie un e-mail à notre centre de contact pour déposer une plainte. L'avantage, c'est que si Cryoserver n'en a aucune trace, on peut affirmer catégoriquement que cela ne s'est pas produit. Nous pouvons être sûrs à 100% que ce qui s'est passé sur Cryoserver est exactement ce qui s'est passé. Notre utilisation de Cryoserver est passée d'un outil officiel d'accès à l'information à un outil plus quotidien qui nous permet d'avoir des preuves des actions de l'entreprise".
2. Système de courrier électronique imprécis, lent et difficile à rechercher
Le conseil et ses utilisateurs ne pouvaient pas être sûrs des informations qu'ils trouvaient et étaient déçus de la rapidité du processus. La perte d'e-mails posait des problèmes à tous les utilisateurs du conseil, quelle que soit leur fonction.
Cryoserver a proposé un moyen d'éviter que les employés ne perdent du temps à trier et à rechercher manuellement dans les dossiers en mettant en place une solution Cryoserver dans leur infrastructure informatique : "Le gros avantage pour moi personnellement, et pour beaucoup d'autres employés, c'est que vous n'avez plus à vous préoccuper de savoir quels emails vous gardez et lesquels vous jetez. Ainsi, j'ai maintenant des dossiers dans lesquels je garde les emails importants, en théorie, je pourrais maintenant les supprimer et savoir que j'y ai toujours accès."
Depuis l'achat de Cryoserver, North Warwickshire a trouvé une variété de fonctionnalités utiles qui ont changé leurs habitudes quotidiennes pour le mieux : "Si vous n'êtes pas la personne la plus organisée, la présence de Cryoserver vous aide en vous faisant savoir que vous pouvez accéder rapidement aux données, quel que soit l'endroit où vous les avez mises. Je recommande Cryoserver, c'est un logiciel que nous avons signalé comme quelque chose que nous voulions vraiment garder."
Cryoserver a été transformé d'un outil spécifique de recherche et de récupération en un élément quotidien de la vie professionnelle pour de nombreux utilisateurs de l'organisation. Cryoserver permet au conseil municipal d'effectuer des recherches rapides dans le cadre de la FOI et de l'eDiscovery, avec un accès entièrement contrôlé, et apporte des gains de productivité supplémentaires à l'ensemble de l'organisation.
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