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Pays-Bas : Conservation des courriels professionnels
La durée de conservation de la plupart des documents par les entreprises varie de quatre semaines à une durée indéterminée.
Accordez une attention particulière aux dossiers et aux données des employés, car les périodes de conservation varient selon le type de données.
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) s'applique, vous ne devez donc pas conserver les informations personnelles identifiables plus longtemps qu'il n'est absolument nécessaire.
| Période de conservation | Type de document/E-mails associés |
|---|---|
| De façon permanente | États financiers |
| 10 ans | Données relatives aux biens immobiliers Si vous fournissez des services électroniques, de radiodiffusion ou de télécommunications et que vous opérez selon le système MOSS (Mini One Stop Shop), vous devez conserver les données pendant 10 ans. |
| 7 ans |
- Agendas et carnets de rendez-vous
- les relevés bancaires - Administration de la trésorerie (y compris les notes de change) et reçus - la correspondance - Contrats, accords et autres arrangements - Comptes de crédit et de débit - Comptes généraux - Calculs intermédiaires effectués - Factures reçues et copies de factures envoyées - Comptes des salaires, y compris - l'administration des salaires - dossiers fiscaux et de sécurité sociale - salaires perçus - sécurité sociale retenue - les retenues à la source sur les salaires - fiches de paie - rémunération des heures supplémentaires - primes, dépenses - Registres des achats et des ventes - Logiciels et fichiers de données - les registres des stocks. Vous pouvez convenir avec l'administration fiscale et douanière néerlandaise de conserver d'autres documents pendant des périodes plus courtes. |
| 5 ans | Documents sociaux relatifs aux employés, y compris les données sur lesquelles se fonde un licenciement, ou les données liées au paiement du salaire - à conserver pendant au moins cinq ans après la fin du contrat de travail |
| 3 ans | Documents étayant vos livres comptables et n'impliquant pas de tiers (conserver les copies ou les originaux) |
| 2 ans maximum |
Les documents suivants sont des documents relatifs aux employés. Le GDPR stipule que les données personnelles ne doivent pas être conservées plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou pour lesquelles elles sont traitées ultérieurement. Le service néerlandais de protection des données indique que les documents suivants ne doivent pas être conservés plus de deux ans :
- Contrat de travail, documents d'intégration, tels que la collecte d'informations personnelles et les informations relatives au compte bancaire (2 ans après la fin de l'emploi). - Rapports sur les réunions d'évaluation des performances, les entretiens d'évaluation et l'orientation professionnelle - Dossiers administratifs d'absence (2 ans après la fin de l'emploi, plus longtemps en cas de litiges concernant les prestations de travail ou de maladie) - Dossiers de réadaptation (2 ans après la fin de la réadaptation) - Documents relatifs au régime de pension |
| 4 semaines | Les données relatives aux candidats rejetés, y compris les lettres de candidature, les CV, les références, les certificats de bonne conduite, les notes d'entretien, les évaluations et les résultats des tests. Ces données peuvent être conservées jusqu'à un an avec l'accord de la personne concernée. |
Sources : business.gov.nl houseofcompanies.io skslegal.pl cms.law
Rétention