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Pologne : Rétention des courriels d'affaires
Les règles en vigueur en Pologne sont assez simples. Les documents/courriers électroniques doivent être conservés pendant des périodes allant de cinq ans à une durée indéterminée.
Un changement à noter en ce qui concerne les dossiers des employés : alors qu'auparavant les entreprises devaient les conserver pendant 50 ans, ce n'est plus que 10 ans aujourd'hui.
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) s'applique. Vous ne devez donc pas conserver des informations personnelles identifiables plus longtemps qu'il n'est absolument nécessaire.
| Période de conservation | Type de document/E-mails associés |
|---|---|
| De façon permanente | États financiers |
| 10 ans | Données salariales, fiches de paie et autres informations permettant d'évaluer la base de calcul de la pension de retraite ou d'invalidité d'un salarié assuré. Ces documents doivent être conservés à partir de la fin de l'année civile au cours de laquelle l'emploi de l'intéressé a pris fin. |
| 9 ans | Accords |
| 5 ans |
Registres et livres comptables avec pièces justificatives. (À conserver pendant cinq ans à compter du début de l'année suivant l'exercice auquel les documents se rapportent).
Registres comptables relatifs aux investissements à long terme, aux prêts, aux contrats commerciaux et aux réclamations dans le cadre de procédures civiles, pénales ou fiscales. (À conserver pendant cinq ans à compter du début de l'année suivant l'exercice au cours duquel les affaires auxquelles ils se rapportent ont été conclues, payées, réglées ou sont arrivées à expiration). Documentation relative aux méthodes comptables de votre organisation (à conserver pendant cinq ans à compter de la date à laquelle elle n'est plus valable). Registres comptables relatifs aux revenus, aux actifs immobilisés, aux actifs incorporels et aux impôts dus. (À conserver pendant cinq ans à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle l'impôt était dû.) |
Sources : armaedfoundation.org lexology.com
Rétention