Histoire d'un partenaire de services gérés de TI
Phil Taylor est directeur général du partenaire Cryoserver IT Managed Services Limited (ITM), basé à Skelmersdale, Lancashire, Angleterre. Fondée en 2007, ITM est un service d'assistance à distance externalisé pour les petites et moyennes entreprises. Depuis ses débuts, elle s'est concentrée sur les systèmes basés sur le cloud. Phil explique : "Nous avons compris que l'hébergement de systèmes dans des centres de données, plutôt que sur site, était une caractéristique importante pour l'avenir." Les clients d'ITM ne sont pas des techniciens ; ce sont des hommes d'affaires qui comptent sur l'équipe de Phil pour être leur département informatique. La fabrication de cartes à puce, la gestion des déchets, le transport et le droit ne sont que quelques exemples du type d'entreprises qu'ils dirigent. Si la plupart d'entre elles comptent entre 10 et 25 employés, c'est un client beaucoup plus important qui a conduit au partenariat d'ITM avec Cryoserver.
Un client l'apprend à ses dépens
Cette entreprise est venue à l'IMT il y a environ huit ans, cherchant désespérément de l'aide. Il s'agissait d'une entreprise de construction d'environ 600 employés. Leur problème nous rappelle à quel point les anciens courriels peuvent être précieux et combien il est important de les archiver en toute sécurité.
Le responsable des contrats de l'entreprise avait convenu d'ajouter des suppléments à un contrat avec un client, pour un montant de plusieurs centaines de milliers de livres. Lorsqu'ils sont venus facturer leur client plusieurs mois plus tard à la fin du contrat, le client a dit qu'il n'était pas au courant des "extras au contrat" et a demandé des preuves. Le problème était que le gestionnaire du contrat avait quitté l'entreprise de construction - et vidé sa boîte aux lettres, qui contenait les preuves. Malgré les tentatives de l'IMT de récupérer les courriels, comme il n'y avait pas de solution d'archivage sécurisée en place, les courriels ont été perdus à jamais - ainsi qu'une somme d'argent substantielle due à l'entreprise de construction.
Naturellement, l'entreprise voulait éviter qu'une telle perte de données ne se reproduise. Elle a donc engagé ITM pour trouver une solution.
Le défi de l'archivage des e-mails de Phil
"Nous avons examiné un certain nombre de solutions concurrentes", explique Phil. ITM et le client ont décidé qu'ils avaient besoin d'un système d'archivage des e-mails qui soit.. :
- rentable
- facile à mettre en œuvre
- facile d'accès
- faible entretien.
En outre, le référentiel de courrier électronique devait être probant, c'est-à-dire capable de conserver des données qui pourraient servir de preuve devant un tribunal.
Pourquoi ils ont choisi Cryoserver
Parmi toutes les solutions qu'ITM a examinées, y compris Barracuda et MailStore, l'une d'entre elles répondait à toutes leurs attentes : Cryoserver.
"Nous avons organisé une démonstration avec [l'entreprise de construction]", explique Phil. "Nous leur avons montré à quel point c'était simple et facile. Nous leur avons montré combien l'intégration [et le service continu] étaient rentables - Cryoserver était de loin la solution la plus rentable. C'était une évidence, franchement, et ils ont dit oui."
Lui et son client ont apprécié la façon dont notre solution "reste là et fait son travail, jour après jour". Ils ont également apprécié le fait que chaque employé puisse retrouver ses propres anciens courriels, tandis que les personnes en autorité, que nous appelons les gardiens des données, peuvent accéder à l'ensemble des archives, effectuer des recherches, imprimer et produire des copies.
ITM est donc devenu notre partenaire, et l'entreprise de construction est devenue un client de Cryoserver. Depuis, de nombreux autres clients d'ITM ont adopté notre solution d'archivage d'emails.
"Leurs réactions ont été très positives", déclare Phil. "Une fois qu'ils l'ont et commencent à l'utiliser, ils se demandent comment ils ont pu s'en passer."
Archivage des e-mails à un prix avantageux
Ces petites entreprises profitent des mêmes avantages que les organisations comptant des milliers d'employés tirent de Cryoserver. Et ce, pour un coût minime. Une entreprise de 10 personnes paie environ 3 £ par utilisateur et par mois. Cela représente environ 30 £ au total par mois pour une solution d'archivage d'e-mails de pointe - un petit prix à payer pour protéger des données précieuses, voire critiques pour l'entreprise, dont certaines peuvent être nécessaires pour régler un désaccord comme celui du premier client de Phil, ou pour se défendre contre une plainte vexatoire.
Les employés d'ITM utilisent eux-mêmes Cryoserver. "Nous pensons qu'il est merveilleux", dit Phil. Lui et ses collègues le trouvent rapide et facile à utiliser lorsqu'ils recherchent des e-mails ou des pièces jointes dans leurs archives. Comparant notre outil de recherche à Google, il dit que vous trouvez ce que vous voulez dans un énorme magasin en quelques secondes. De plus, notre solution permet à l'IMT de ne conserver qu'un an d'e-mails dans Outlook ; après un an, les e-mails sont automatiquement supprimés, tandis que les copies archivées restent dans Cryoserver.
Au fil des ans, les clients de Phil ont parfois eu besoin de notre aide. Il cite les mises à jour et les pannes matérielles - qui, s'empresse-t-il d'ajouter, n'étaient pas de la faute de Cryoserver - où le client a besoin d'aide pour remettre notre solution en ligne et la mettre à jour. Il affirme que, dans tous ces cas, notre équipe de support "a été absolument brillante. Ce sont des gens très compétents, très agréables. Ils font les choses au bon moment et de la bonne manière".
Réserver une démo
Si vous souhaitez voir comment notre solution d'archivage des e-mails peut aider votre entreprise ou celle de vos clients, réservez une démonstration ici, envoyez-nous un e-mail ou appelez-nous au numéro suivant 0800 280 0525.
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