Témoignage d'un client FSB

La Federation of Small Businesses (FSB) est un client de longue date de Cryoserver qui souhaitait mieux gérer son courrier électronique en pleine expansion.
FSB possède des archives de courrier datant de la fin des années 90, et a connu une augmentation du trafic de courrier électronique, ce qui a entraîné une demande d'augmentation des quotas. Après avoir travaillé avec Cryoserver, FSB a réduit de 65% le stockage de son courrier.

Problèmes et solutions d'archivage des e-mails

1. Gestion de bases de données d'e-mails en pleine expansion :

Avant la mise en œuvre de ces mesures, FSB voyait son serveur de messagerie encombré d'informations, ce qui le rendait lent et peu réactif. Aussi vite que FSB mettait en place des mesures pour ralentir le gonflement de son magasin de courrier, celui-ci s'agrandissait et les problèmes réapparaissaient. Ils savaient qu'ils avaient besoin d'une solution à long terme.

"Nous avons commencé avec une base de données d'environ 850 gigaoctets et nous prévoyons d'arriver à environ 250 gigaoctets. C'est un succès, et lorsque nous mettrons Exchange à niveau, nous récupérerons cet espace. C'est une réduction significative, c'est sûr - nous sommes très heureux de cela !"

"Dans le passé, nous avons essayé de gérer la croissance de la base de données par le biais de politiques de rétention et d'autres mesures de ce genre, et bien sûr, c'est douloureux pour les utilisateurs, les gens n'aiment pas les politiques de rétention et bien sûr, vous allez jusqu'à la limite et les gens commencent à en vouloir plus. Maintenant, avec le processus de stubbing et les politiques de rétention, la seule croissance réelle que nous verrons sera la croissance des utilisateurs, ce qui est bon pour l'avenir et pour les économies."

"En réduisant la base de données, cela apporte des avantages, mais cela nous permet aussi de faire ces autres choses." D'autres avantages découlent de la facilité accrue qu'apporte une base de données plus petite. Par exemple, FSB a trouvé que la gestion des e-mails, et en particulier la migration, était beaucoup plus facile en réduisant la taille de ses magasins d'e-mails sur Exchange.

2. Le service informatique doit faire face à des demandes continues d'augmentation des quotas de boîtes aux lettres :

"L'étape suivante logique pour gérer la croissance de la messagerie électronique consistait à imposer des limites de boîtes aux lettres aux utilisateurs. Cela créait des problèmes et faisait perdre un temps précieux tant aux utilisateurs qu'au service informatique."

"La façon dont nous avons procédé jusqu'à présent, c'est avec les quotas... Cela irrite les utilisateurs et génère du trafic vers nous, car lorsque les utilisateurs approchent de leur quota, ils nous envoient un message et demandent que leur quota soit augmenté. Nous savons qu'ils le demandent alors et qu'un an plus tard, ils le demandent à nouveau. Les quotas permettent de mettre un frein à ce phénomène, mais ils ne résolvent pas le problème. "...nous utilisons le module d'extraction, nous remontons dans le temps depuis les plus anciennes pièces jointes
jusqu'aux pièces jointes d'il y a 2 ou 3 mois. Nous faisons cela sur le goutte-à-goutte pour que les gens s'habituent à voir leurs pièces jointes comme des liens plutôt que comme de simples pièces jointes. Rien que cela permet de réduire la taille de la base de données au point que nous n'avons plus besoin d'imposer des quotas de boîtes aux lettres."

3. Traiter avec des magasins de courrier datant des années 90 :

FSB disposait d'un grand nombre d'e-mails datant des années 90. Le stockage efficace de ces documents posait des problèmes aux services financiers et informatiques, en particulier lorsqu'il s'agissait de les retrouver.

"Je suis ici depuis 6 ans et demi, le précédent logiciel d'archivage des emails était déjà en place quand je suis arrivé. Nous avons trouvé des emails archivés jusqu'à la fin des années 90. Il y avait aussi beaucoup de trafic du début des années 2000." Cryoserver les a aidés à stocker les données de messagerie de manière plus économique et à localiser plus rapidement les informations de
dans ce magasin à l'avenir. "N'oubliez pas que ces économies ne se font pas qu'une fois, à l'heure actuelle nous avons 7 copies de cette base de données
, donc ces économies sont multipliées lorsque vous incluez les sauvegardes et les sauvegardes des sauvegardes. Nous avons économisé 7 fois la réduction initiale."

Le courrier électronique se développe et continuera à le faire dans un avenir prévisible. Il est donc de plus en plus important de trouver un outil de gestion des emails évolutif pour faire face à cette situation et permettre à vos entreprises d'être plus performantes avec de grandes quantités de données stockées. Cryoserver est une solution avancée à ce problème, il peut vous faire gagner un temps précieux et de l'argent en faisant en sorte que votre messagerie travaille mieux pour vous, comme il l'a fait pour FSB.