Témoignage d'un client de NHS Nottingham

Nottingham University Hospitals NHS Trust a mis en œuvre avec succès Cryoserver après une évaluation approfondie et rigoureuse. Cryoserver offre une grande facilité d'utilisation, des vitesses de recherche fantastiques et permet au Trust de s'affranchir d'une solution existante qui présentait des problèmes de performance et de support. Le Trust a pu protéger et sécuriser d'importants volumes de données sensibles, et réduire considérablement ses coûts grâce à un seul projet d'archivage d'e-mails.

Problèmes et solutions d'archivage des e-mails

1. La gestion des archives du Trust est devenue coûteuse en ressources, en temps et en argent.

L'ancienne solution utilisait 9 serveurs et avait commencé à faire perdre du temps au service informatique. "Notre solution patrimoniale était toujours un peu maladroite, en ce sens que nous devions chercher dans de nombreuses [archives] parce qu'elle avait ralenti. Nous avons essayé de restaurer vers la personne des RH qui avait demandé les emails et cela ne fonctionnait pas toujours, c'était juste beaucoup de cafouillage."

Cryoserver permet au Trust de stocker et de rechercher tous les courriels et toutes les données dont il disposait auparavant, mais ne nécessite que deux serveurs. La transition s'est faite en douceur, les utilisateurs adoptant rapidement Cryoserver : "Un impact sur le service d'assistance aurait sonné l'alarme, mais je ne le vois pas avec Cryoserver".

"Avec le produit précédent, nous faisions la recherche dans le produit et nous avions les notes sur un écran séparé pour toutes les recherches que nous faisions - mais Cryoserver fait tout cela pour vous." Avec Cryoserver, le Trust paie moins de frais annuels et bénéficie d'une solution d'archivage des e-mails plus rapide et de meilleure qualité.

2. L'ancien système d'archivage de l'équipe était lent à effectuer des recherches et à utiliser.

"Nous devions effectuer des recherches dans plusieurs archives parce que l'ancien produit avait beaucoup ralenti. La façon dont il affichait les résultats n'était pas bonne et, une fois tous les résultats sortis, les restaurer ne fonctionnait pas toujours."

Cryoserver a été une bouffée d'air frais pour l'équipe. Pour l'avenir, David Westwood (responsable de l'infrastructure) est convaincu que Cryoserver soutiendra parfaitement son équipe : "Nous avons tendance à faire des recherches pour notre département des ressources humaines et il est important qu'elles soient précises et ne prennent pas trop de temps pour le service informatique. Cryoserver nous renvoie rapidement les informations pertinentes, ce qui nous permet de les envoyer en toute confiance au service des RH."

3. L'introduction d'une nouvelle technologie dans une grande organisation peut être une source de perturbation.

L'organisation devait être sûre des avantages réels et de l'utilisation intuitive.

Afin de s'assurer que les nouveaux produits informatiques sont adaptés aux besoins, le Trust utilise un processus de test rigoureux. Les résultats de Cryoserver lui ont fait plaisir : "Nous devions mettre en place des normes élevées en matière de sécurité et de tests, car nous déployions ce système auprès de quelque 15 000 personnes. Nous devions être sûrs que nous n'allions pas recevoir de nombreux appels au service d'assistance dès que nous l'aurions mis en service, et que la documentation que nous aurions à faire ne serait pas trop laborieuse. C'était donc très important pour nous, et cela a très bien fonctionné. Nous avons sélectionné quelques-uns de nos plus grands utilisateurs pour les tester. Ils sont tous revenus et ont dit que Cryoserver fonctionnait très rapidement."

4. Le support du produit Legacy était lent et peu réactif.

"Avec la précédente archive d'emails, le support a fini par remonter à la source de la cause, mais cela nous a pris beaucoup de temps."

Les experts de Cryoserver travaillent à partir de bureaux situés à Londres et à Toronto, afin de s'assurer qu'il y a toujours quelqu'un prêt à aider. Au cours de la mise en œuvre de Cryoserver, le Trust a toujours pu s'adresser à un technicien parfaitement formé et possédant des années d'expérience. "En ce qui concerne la mise en œuvre, les personnes qui s'en sont chargées ont été très compétentes. Il suffit d'un coup de fil rapide pour se mettre à niveau, et ils assurent le suivi et veillent à ce que Cryoserver soit opérationnel."

Grâce à l'installation de Cryoserver, David et son équipe sont en mesure d'effectuer des recherches plus rapidement que jamais. De plus, ils disposent d'une équipe d'experts en ligne pour répondre à toutes les questions pendant l'importation de leurs anciennes données. À l'avenir, le système Cryoserver permettra à l'équipe de gagner du temps pour toutes les recherches par courrier électronique grâce à la facilité d'utilisation mise au point par l'équipe d'experts au cours des 18 années et plus de développement de Cryoserver.