Histoire d'un client Universal Smart Cards
Alasdair Nutt est directeur des ventes chez Universal Smart Cards, société basée au Royaume-Uni. Cette société est leader sur le marché de la fourniture et de la mise en œuvre de cartes à puce pour le contrôle d'accès, la sécurité des PC, l'identité, les événements, le gouvernement et les loisirs.
Dans le cadre de son travail, Alasdair envoie et reçoit entre 100 et 200 e-mails chaque semaine. Certains d'entre eux contiennent des données importantes et précieuses, qu'il s'agisse des coordonnées d'un prospect, d'un devis ou du fil d'une conversation avec un client. Il a souvent besoin d'accéder à ces informations ultérieurement, parfois des années après la correspondance initiale.
Problème : récupération d'anciens courriels de valeur
Il y a environ 12 ans, lorsqu'Alasdair a commencé à travailler pour l'entreprise, il n'y avait pas de système d'archivage approprié pour les e-mails. Ils étaient simplement "sauvegardés dans la boîte d'envoi", comme il le dit lui-même. Cette situation a perduré pendant les cinq années suivantes, Alasdair conservant tous les anciens courriels et ne supprimant rien. Lorsqu'il avait besoin de rechercher des informations importantes dans sa correspondance "archivée", "il était extrêmement difficile de retrouver les e-mails", dit-il. "Parfois, vous ne pouviez jamais les trouver. Les fichiers Outlook étaient énormes. Cela ralentissait tout. Cela m'a créé des masses de problèmes pendant cinq ans."
Solution : Archivage des e-mails avec Cryoserver
En écoutant Alasdair, on sent à quel point il a été soulagé lorsque Universal Smart Cards a commencé à utiliser un logiciel d'archivage de courrier électronique dédié. Il y a environ sept ans, le prestataire de services informatiques de la société, IT Managed, a transféré l'entreprise vers Office/Microsoft 365 et a déployé Cryoserver. IT Managed héberge et fournit à ses clients son propre environnement Cryoserver Cloud.
Depuis lors, notre logiciel conserve une copie de chaque courriel envoyé ou reçu par l'entreprise. Il stocke les e-mails de manière conforme et sécurisée dans une archive qui fonctionne avec Microsoft 365 mais qui en est indépendante. Ainsi, Alasdair et ses collègues ont toujours accès à leurs e-mails même en cas de panne de Microsoft 365.
Nous lui avons demandé comment il avait trouvé l'utilisation de Cryoserver au cours des sept dernières années.
"J'ai tout de suite adhéré au système", dit-il. Comme des copies de chaque courriel étaient archivées, il pouvait supprimer immédiatement de son Outlook la plupart de ce dont il n'avait pas besoin. "Je n'ai jamais eu de problème depuis".
Les avantages de Cryoserver vont bien au-delà de la libération de son Outlook et de l'archivage efficace des anciens courriels.
L'outil de recherche quotidien du directeur des ventes
"J'utilise Cryoserver plutôt comme un moteur de recherche", dit-il. "Je peux trouver des choses à tout moment dans le passé, généralement très, très rapidement.
"Je l'ai utilisé ce matin pour essayer de retrouver mes dépenses du mois de mars. Je l'utilise pour trouver les devis qui m'ont été donnés par les fournisseurs - parfois des devis peu clairs et lointains que j'ai donnés aux clients."
Il s'en sert également pour retrouver les coordonnées de prospects. Il raconte comment il a essayé d'utiliser le CRM de son employeur pour retrouver les coordonnées d'un ancien fournisseur. Malheureusement, le système CRM avait changé deux fois depuis la dernière fois que le fournisseur et lui avaient été en contact, et il ne pouvait pas trouver les données. Il a alors effectué une recherche via Cryoserver et a trouvé ce dont il avait besoin.
Régler un litige
Alasdair raconte qu'à une époque, Cryoserver a aidé à résoudre un désaccord qui "aurait pu potentiellement très mal tourner".
"Nous avions un client qui nous devait beaucoup d'argent. Pendant deux ou trois ans, des courriels ont été échangés à propos de nombreuses choses, et l'affaire aurait pu aller jusqu'au tribunal. C'est à la onzième heure qu'ils ont décidé de conclure un accord à l'amiable avec nous, plutôt que de les poursuivre en justice."
Il affirme que Cryoserver l'a aidé à trouver des documents qui appuyaient ses revendications. "Je savais que Cryoserver pouvait être utilisé dans un contexte juridique. J'ai en fait obtenu un gros fichier que j'ai remis aux avocats et qui identifiait qui avait dit quoi, quand et pourquoi. Lorsque nous leur avons remis les courriels en divulgation, ce qui avait été communiqué était tout à fait clair."
Aider Alasdair à rester au top
Résumant son expérience de notre logiciel, Alasdair dit qu'il fait ce que nous promettons : "Cryoserver peut trouver des informations passées à partir d'entrées très simples en une fraction du temps de tout ce que j'ai vu - tout ce que vous avez envoyé ou reçu ou dans lequel vous avez été copié - et littéralement en quelques millisecondes".
Depuis que nous lui avons montré comment l'utiliser, il n'a pas eu besoin de soutien. "C'est très simple à utiliser".
Des avantages pour l'ensemble de votre entreprise
Que vous soyez dans la vente, comme Alasdair, ou dans le marketing, l'informatique, les RH, la finance, la conformité ou tout autre rôle, Cryoserver peut vous aider à travailler de manière plus efficace et productive.
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