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Luxembourg : Conservation des courriels des entreprises
À quelques exceptions près, presque tous les types de documents doivent être conservés pendant dix ans.
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) s'applique, de sorte que vous ne devez pas conserver les informations personnelles identifiables, telles que les données relatives aux anciens employés, plus longtemps qu'il n'est absolument nécessaire.
| Période de conservation | Type de document/E-mails associés |
|---|---|
| 10 ans |
Documents comptables et financiers (grands livres, états financiers, rapports d'audit, comptes de résultats, etc.) avec les pièces justificatives et la correspondance correspondante.
Documents administratifs relatifs à l'activité de l'entreprise (titres de propriété intellectuelle, licences, permis et autorisations, entre autres) Documents bancaires (relevés de compte, etc.) Documents relatifs à la gestion des sinistres Accords commerciaux et documents/accords connexes (par exemple, accords de confidentialité) avec les clients, les fournisseurs et les sous-traitants correspondance commerciale avec les clients, les fournisseurs et les sous-traitants (courrier et courriels reçus et copies du courrier et des courriels envoyés) Bail commercial Dossiers de litiges commerciaux Contrats de travail, données relatives à l'identification, à l'administration et à l'organisation Contrats d'assurance Informations relatives à la facturation, y compris les données relatives au recouvrement des paiements et à la relance externe (procédure judiciaire) Notification à la Commission nationale pour la protection des données d'une violation ou d'une atteinte à la protection des données Paiements aux fournisseurs Fiches de paie Documents de paie relatifs aux impôts, à la sécurité sociale, aux heures supplémentaires, aux primes, aux frais, à l'avantage en nature Documents relatifs aux partenaires (fournisseurs, sous-traitants, responsables du traitement des données) Déclarations fiscales et documentation sur les politiques de prix inter-groupes Registre de la TVA pour la livraison ou l'acquisition de biens ou de services au sein de l'UE, documents d'importation/exportation liés à la TVA |
| 5 ans |
Documents relatifs aux congés de maladie et de maternité des employés (à conserver 5 ans après la fin de l'année au cours de laquelle les cotisations ont été versées)
Documents de l'entreprise tels que le registre des actionnaires, les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration, des comités et des actionnaires |
| 3 ans | Demande d'information à la Commission nationale pour la protection des données |
Sources : Armaedfoundation.org dsm.legal
Rétention