ROYAUME-UNI : Conservation des courriels par les entreprises
Les courriels envoyés et reçus par votre organisation contiennent des informations précieuses et sensibles, qu'il s'agisse de données critiques pour l'entreprise, d'accords contractuels ou d'informations personnelles identifiables (IPI : toute donnée susceptible d'être utilisée pour identifier une personne en particulier).
Vos utilisateurs peuvent avoir besoin de s'y référer quotidiennement. Certaines correspondances peuvent être essentielles pour régler une affaire juridique.
Vos courriels constituent un enregistrement de qui a dit quoi à qui. Vous devez donc les protéger. Mais pour combien de temps ?
Pour de nombreuses entreprises britanniques, c'est à elles de décider. Les entreprises publiques ou appartenant à certains secteurs d'activité doivent toutefois conserver leurs messages électroniques pendant des périodes déterminées (voir ci-dessous).
Au-delà de la réglementation, il y a de bonnes raisons de conserver au moins certains courriels pendant longtemps.
Prenons, par exemple, ceux liés aux contrats. La législation britannique permet de déposer une plainte pour rupture de contrat jusqu'à six ans après la rupture.
Il est donc logique de conserver ces courriels pendant six ans.
Règlements anti-rétention
Les réglementations du gouvernement britannique ne précisent pas la durée de conservation des messages électroniques. Au contraire, la législation se préoccupe davantage du fait que votre entreprise ne conserve pas trop longtemps les données des courriers électroniques.
Les lois concernées sont les suivantes
- Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni 2018 (RGPD 2018)
- Loi sur la protection des données 2018 (DPA 2018)
- Loi sur la liberté de l'information 2000 (FOIA 2000)
- Loi de 1958 sur les archives publiques (PRA 1958)
Le GDPR britannique stipule que vous devez être en mesure de justifier pourquoi vous conservez des données personnelles. Vous ne devez pas les conserver uniquement au cas où vous souhaiteriez vous y référer à l'avenir.
Si vous n'avez pas besoin de connaître l'identité d'une personne mentionnée dans un courriel, les données la concernant doivent être anonymes.
Entreprises publiques
Une loi fédérale américaine, la loi Sarbanes-Oxley (SOX), concerne les entreprises publiques. Elle s'applique également aux filiales détenues à 100 % et aux sociétés étrangères qui sont cotées en bourse et font des affaires aux États-Unis.
Selon la loi SOX, ces entreprises doivent conserver leurs courriels pendant sept ans.
Même si votre entreprise n'est pas encore soumise à la loi SOX, vous devrez peut-être vous conformer à une version britannique de cette loi, que certains experts estiment imminente.
Secteurs d'activité particuliers
Dans certains secteurs, des règles stipulent que les documents, y compris les courriers électroniques, doivent être conservés pendant une période déterminée.
Télécommunications
Selon le règlement de 2009 sur la conservation des données (directive CE), les fournisseurs de réseaux ou de services publics de communications électroniques doivent conserver les courriers électroniques pendant 12 mois.(Pinsent Masons)
Juridique
Les avocats doivent conserver différents types de documents pendant des périodes variables. Voir le calendrier de l'Autorité de régulation des avocats (Solicitors Regulation Authority).
Services financiers
La période de conservation est de sept ans pour de nombreux types de documents. Toutefois, il existe un certain nombre de documents que vous devez conserver pendant des périodes plus courtes ou plus longues. Pour plus d'informations, consultez le calendrier de conservation de la Financial Conduct Authority.
Rétention